Zasady działania DFG: karta odpowiedzialności za dane
Przekazanie danych do DFG warto traktować jak proces z kontrolą po obu stronach: najpierw przygotowanie danych w systemie firmy, później utworzenie pliku, import w Portalu DFG i sprawdzenie wyniku. Ta autorska karta organizacji pracy pomaga przypisać zadania konkretnym osobom; nie jest wymogiem UFG. Nie opisuje stawek, terminów ani wymogów prawnych. Te elementy należy potwierdzać w aktualnych źródłach UFG/DFG.
Kto robi co?
| Rola | Zadanie | Dowód |
|---|---|---|
| Właściciel procesu | Ustala zakres danych, zatwierdza źródło prawdy i rozstrzyga, kto może zlecić korektę. | Aktualna karta procesu i decyzja zatwierdzająca. |
| Osoba przygotowująca dane | Sprawdza umowę, lokal, rachunek, transze i dokumenty wymagane przez używany wariant pliku. | Lista kontrolna, wersja danych i notatka o brakach. |
| Operator Portalu DFG | Importuje plik, odczytuje wynik i zapisuje komunikaty dla każdej pozycji. | Plik, data importu, wynik portalu i lista ostrzeżeń. |
| Administrator IT | Zapewnia historię plików, dostęp do systemu firmy i odtworzenie danych wejściowych. | Rejestr plików, log operacji i kopia danych roboczych. |
Kontrola przed importem
Przed wygenerowaniem pliku sprawdź, czy wybrano właściwy wariant oraz czy dane są kompletne. Dokumentacja producenta Vox opisuje warianty nowych umów, korekty i zmiany. Wskazuje też, że warunki wyboru umowy mogą spowodować pominięcie pozycji podczas generowania. Dlatego porównaj liczbę oczekiwanych pozycji z liczbą pozycji w pliku i zapisz przyczynę każdej różnicy.
W przypadku korekty lub zmiany zachowaj informację, co było przyczyną operacji i jaki dokument ją uzasadnia. Jeżeli w systemie firmy brakuje rachunku, daty lub dokumentu, zatrzymaj proces i uzupełnij dane według wewnętrznej procedury. Nie zastępuj brakującej informacji wartością domyślną tylko po to, aby plik powstał.
Gdy wynik się nie zgadza
Najpierw zabezpiecz plik użyty do importu oraz komunikat Portalu DFG. Następnie porównaj pojedynczą pozycję w trzech miejscach: systemie firmy, pliku i wyniku portalu. Rozróżnij odrzucenie, ostrzeżenie, pominięcie na etapie eksportu i brak potwierdzenia. Nie uznawaj samego wygenerowania pliku za dowód przyjęcia danych.
Jeśli błąd dotyczy danych wejściowych, popraw źródło i wygeneruj nowy plik z nowym oznaczeniem wersji. Jeśli nie wiadomo, jak zinterpretować komunikat, zachowaj jego dokładną treść i skorzystaj z aktualnej pomocy UFG/DFG. Nie zgaduj kodu statusu ani procedury korekty. Przydatny będzie scenariusz testu integracji DFG, checklista pliku wsadowego oraz materiał CRM a DFG.
Źródła i jawne powiązanie
- Strefa DFG UFG — odczyt 13.09.2026.
- Kontakt do UFG obsługującego DFG — odczyt 13.09.2026.
- System DFG — gov.pl — odczyt 13.09.2026.
Serwis jest powiązany z Vox Developer i nie jest oficjalnym portalem UFG/DFG. Opis mechanizmu plików Vox nie oznacza, że Vox udostępnia API DFG ani że UFG potwierdza działanie konkretnej konfiguracji.